Výhody běžných pracovišť
Na běžných kancelářských prostorech není nic špatného. Jde o místo, kde jsou zaměstnanci „pod dozorem“, nadřízení mohou sledovat postup jejich práce a někdy ani nejde pracovat na dálku nebo odjinud. Navíc jde i o prostor pro setkávání lidí, mohou si spolu popovídat, svěřit se sobě navzájem, na pracovišti vznikají přátelství i nové vztahy. Zkrátka, tento systém se osvědčil, a tak není divu, že stále existuje – a to i přesto, že dnes jsou i jiné možnosti kancelářské práce.
Virtuální kancelář
Fakt, že zaměstnanec pracuje třeba částečně na home office a má na dálku přístup do firemních IT systémů, neznamená, že jde o virtuální kancelář. Je to zkrátka práce na dálku, kterou řada firem už pro své pracovníky zavádí jako jeden z benefitů. Ale pak existují i komplexní kancelářská řešení, která umožňují, aby se většina chodu firmy přesunula do prostředí webu. Vzniká tak doslova virtuální kancelář. Takové prostředí poskytují největší globální internetoví hráči v čele s Microsoftem nebo Googlem. Ale existují i menší platformy, které jsou jako dělané pro virtuální firmy.
Vše na jednom počítači
Jak může fungovat taková virtuální kancelář? Existuje mnoho nástrojů, které mohou zaměstnanci pod hlavičkou své firmy využívat. Jsou tu třeba různé systémy pro plánování práce, rozdělování úkolů a sledování postupu práce jednotlivců i celých týmů. Takové „plannery“ jsou už při práci na dálku docela běžná věc, a je jedno, jestli využíváte ty od Microsoft nebo menších společností, které nabízejí třeba jinak uzpůsobená řešení – každé firmě vyhovuje něco jiného, každý manažer nebo majitel má na výběr, kde své zaměstnance bude sdružovat.
Kancelářské balíky
Základem pro práci je takzvaný kancelářský balík, tedy programy, které vám postačí pro běžnou činnost v kanceláři – textový editor, tabulky, program na tvorbu prezentací, malování a přidružené. Obvykle jde skutečně o jeden kancelářský balík, přičemž ten nejčastější je opět od dvou již zmiňovaných největších internetových hráčů. Případně opět existují různé podobné alternativy dostupné zdarma, které ale mají často méně funkcí. Každopádně s takovým „vybavením“ už si poradí každý zaměstnanec, nebo se to od něj aspoň očekává.
Výkazy práce
Další možností, jak mohou zaměstnanci pracovat online a kromě reálných výsledků zaměstnavateli vykazovat i průběh práce, je měření času stráveného prací. I pro to existují efektivní online nástroje, které jsou zdarma a pak si z nich jen vygenerujete příslušný „report“. Případně je možné vše sepsat do tabulky v Excelu.
Další výhodou virtuálních kanceláří je možnost průběžného kontaktu. Online meetingy už nejsou nic neobvyklého a obvykle se opět konají přes výše zmíněné dvě nadnárodní korporace a jejich nástroje, případně přes menší služby umožňující online hovory či hovory přes webkamery.
V kombinaci s dálkovým přístupem do IT systémů zaměstnavatele tak většině firem do budoucna nic nebrání přejít z velké části do online prostředí, ušetřit a zbytečně zaměstnance nedržet ve svých kancelářích.
Přečtěte si také Výroba vzduchotechniky a vzduchotechnické potrubí nebo Reklama a ekologie se snoubí v látkových taškách s potiskem